Integritetspolicy

Vår användning av dina personuppgifter regleras av denna personuppgiftspolicy.

MIKE Kommersiella Fastigheter AB, org nr 556671-9067, Krokslätts Fabriker 30, 431 37 Mölndal, är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter om dig som företaget samlar in och använder. Vi kommer att hantera dina personuppgifter som konfidentiella och i enlighet med gällande lagstiftning om dataskydd och dina personuppgifter kommer endast att delas med andra i enlighet med denna personuppgiftspolicy.

Denna personuppgiftspolicy beskriver;

Vad personuppgifter är
Hur vi samlar in dina personuppgifter
De typer av personuppgifter vi samlar in
Hur vi använder dina personuppgifter
Den rättsliga grunden för hantering av dina personuppgifter
Hur vi delar dina personuppgifter
Hur länge vi behåller dina personuppgifter
Hur vi skyddar dina personuppgifter
Dina rättigheter i förhållande till dina personuppgifter
Hur man anför klagomål och hur man kontaktar oss

Om det sker några ändringar i hur dina personuppgifter används kommer denna personuppgiftspolicy att uppdateras.

Vad är personuppgifter?

Personuppgifter är all information som berättar något om dig för oss. Dessa kan innehålla information som namn, kontaktuppgifter, födelsedatum, bankuppgifter eller information om dina behov eller omständigheter som skulle göra det möjligt för oss att identifiera dig.

Vissa personuppgifter är klassificerade som "särskilda" uppgifter enligt lagstiftningen om dataskydd. De inkluderar information om hälsa, ras eller etniskt ursprung, religiösa övertygelser eller politiska åsikter och sexuell läggning. Sådan information är känsligare och vi måste ha ytterligare skäl att samla in, lagra och använda denna typ av personuppgifter. Det finns också ytterligare restriktioner för omständigheter som ger oss rätt att samla in och använda uppgifter om brottsdomar.

Alla referenser till personuppgifter i denna personuppgiftspolicy kommer att inkludera personliga uppgifter och, i förekommande fall, särskilda kategorier av personliga uppgifter.

Vilka personliga uppgifter samlar vi in?

Vi samlar in (fullständiga) kontaktuppgifter (såsom telefonnummer, e-postadress, postadress, företagsnamn och position/roll/titel inom företaget) när du kommunicerar med oss.

Om vi tillhandahåller en tjänst till dig eller för din räkning där vi måste göra det enligt lag, samlar vi dessutom in uppgifter om din identitet, vilket kommer att vara minst någon form av fotografisk identifiering (såsom pass, körkort, CV-foto eller id-kort) och någon form av dokumentation med bevis på din bostadsort.

Genom att du fyller i ett samtyckesformulär på hemsidan så samtycker du till att dina personuppgifter (ex. ditt namn, telefonnummer och e-postadress) får användas i sälj- och marknadsföringssyfte för de tjänster som exponeras i anslutning till där du ombeds fylla i dina personuppgifter.

Genom att komplettera information som lämnats av dig med information från andra källor, till exempel offentligt tillgängliga personliga adressregister, sökningar via offentliga sökmotorer, sektorspecifika nyhetsbrev, sociala medier och din arbetsgivares webbsida.

Beroende på vilken tjänst vi tillhandahåller för dig (eller för din räkning) kan vi också komma att samla in ytterligare personuppgifter enligt följande:

Lokalrådgivning

Om du via vår rådgivning delger oss avtal och/eller liknande dokumentation som kan innehålla personuppgifter.

Om du via vår lokalrådgivning hyr ut eller hyr en fastighet eller lokal genom oss;

Vi samlar in kontaktuppgifter för att komma i kontakt med dig för att organisera visningar och uppdatera dig om alla mottagna erbjudanden eller hyresansökningar för din fastighet/lokal.

Där du inte är den juridiska ägaren till fastigheten/lokalen kommer vi att begära uppgifter från dig om din behörighet att hyra ut fastigheten, del av fastighet eller lokal, såsom en fullmakt, förmyndarskap eller registreringsbevis.

Om du önskar hyra en fastighet eller lokal där som vi förmedlar:

Specifika åtkomstkrav så att vi kan hitta en fastighet som passar dina behov.

Detaljer om din bank/byggnad/liknande uppgifter för att vi ska kunna hantera och genomföra transaktioner, avtal och/eller rådgivning.

Transaktionsrådgivning

Om du via vår transaktionsrådgivning blir kontaktad eller kommunicerar med.

Vi samlar in personuppgifter för att fullgöra beställningar av tjänster samt utifrån din och fastighetsbranschens nytta som berättigat intresse. Men, inga känsliga personuppgifter, endast personuppgifter om personer i egenskap av sina funktioner/yrkesroller, t ex. VD, ägare eller annan ledande befattning samt andra befattningar inom sälj-, marknad-, produkt-, beslutsstöd-, analys-, HR-avdelningar etc., på företag som på något sätt är eller borde vara intresserade av fastighetsmarknaden och/eller aktörer på den marknaden.

Vi samlar in personuppgifter vid särskilda tillfällen i syfte för marknadskommunikation, produktinformation och kundkommunikation. Vi behandlar angivna personuppgifter genom att skicka in dem i integrerade system, t ex. kundvårdssystem.

Om du vill ha rådgivning, där du specifikt har försett oss med dessa uppgifter, kommer vi samla in personuppgifter om eventuella specifika önskemål som du kan ha i förhållande till ett uppdrag så att vi kan genomföra ett uppdrag som passar för dina behov.

Sökuppdrag

Att upprätta affärsrelationer med kunder för att kunna erbjuda MIKE Kommersiella Fastigheters tjänster utgör en viktig del av MIKE Kommersiella Fastigheters kärnverksamhet. I syfte att kunna kontakta dig i egenskap av potentiell kundkontakt gällande MIKE Kommersiella Fastigheters tjänster samt marknadsaktiviteter samlar MIKE Kommersiella Fastigheter in dina personuppgifter. Dessa samlas antingen in via interna nätverk eller från tredje part, såsom offentliga register eller sociala medier, och lagras i MIKE Kommersiella Fastigheters system med målet att MIKE Kommersiella Fastigheter ska kunna upprätta en affärsrelation med dig och att MIKE Kommersiella Fastigheter ska kunna bjuda in dig till marknadsaktiviteter.

Behandlingen av dessa personuppgifter stödjer sig på MIKE Kommersiella Fastigheters berättigade intresse av att kunna upprätta och bibehålla affärsrelationer samt att kunna utveckla sina tjänster.

Övrigt

Om du prenumererar på att ta del av undersökningar, nyheter eller andra marknadsuppdateringar från oss kommer vi att, förutom ovanstående, samla in detaljer om den sektor du jobbar inom och vilken typ av innehåll du vill ha.

Hur vi använder dina personuppgifter?

Vad är den rättsliga grunden för vår hantering av uppgifter?

Enligt dataskyddslagstiftningen får vi endast använda dina personuppgifter om vi har en rättslig grund att göra det. Vi förlitar oss på följande rättsliga grunder för att använda dina uppgifter;

För anställningsrelaterade ändamål.

Där vi behöver information för att fullfölja förfrågningar eller uppdrag enligt avtal.

Där vi måste fullgöra en rättslig förpliktelse.

Där hanteringen är nödvändig för att vi ska kunna utföra aktiviteter där det ligger i MIKE Kommersiella Fastigheter (eller tredje parts) berättigat intresse att göra så, förutsatt att dina intressen och grundläggande rättigheter inte åsidosätter dessa intressen, inkluderat:

Hantering som är nödvändig för att vi ska kunna marknadsföra vår verksamhet, varumärken och produkter och mäta våra kampanjer eller annan marknadsförings räckvidd och effektivitet – detta kommer att innefatta att skicka dig marknadsföringsinformation då och då efter att du har anlitat oss att tillhandahålla tjänster eller ta emot tjänster från oss, som antingen kan vara likartade och av intresse för dig eller där du uttryckligen har angett att du vill få sådan information. Du har rätt att när som helst välja att avstå från att ta emot denna information.

Hantering som är nödvändig för att förbättra vår kunskap om fastighetsbranschen – detta kommer att omfatta marknadsanalyser och forskning så att vi bättre ska förstå trender inom fastighetsbranschen och kunna erbjuda bättre kunskap tillsammans med mer skräddarsydda och relevanta tjänster för våra kunder i framtiden.

Hantering som är nödvändig för att vi ska kunna hantera de administrativa och tekniska aspekterna av vår verksamhet effektivt – detta kommer att inkludera:

att verifiera den information som vi har om dig och skapa en bättre förståelse för dig
som kund; hantering för administrativ effektivitet såsom där vi lägger ut vissa administrativa funktioner till tredje part som är specialiserade på sådana tjänster; hantering för nätverks- och informationssäkerhetsändamål, d.v.s. för att vi ska kunna vidta åtgärder för att skydda
dina uppgifter mot förlust, skada, stöld eller obehörig åtkomst, eller för att uppfylla en begäran från dig i samband med utövandet av någon av dina rättigheter som beskrivs nedan.
I mer begränsade fall kan vi också förlita oss på följande rättsliga grunder:

Där vi behöver skydda dina (eller någon annans) intressen.

Vi kan komma att hantera särskilda kategorier av personuppgifter och uppgifter om brottsdomar under följande begränsade omständigheter:

Med ditt uttryckliga samtycke, då vi kommer att förklara syftet med informationens användning när vi ber om ditt samtycke.

För specifik information om hur dina personuppgifter kommer att användas för de tjänster som du har begärt från oss:

Lokalrådgivning

Vi använder dina personuppgifter för att uppfylla våra skyldigheter gentemot dig att hyra ut eller som hyresgäst, i syfte att arrangera ett hyresavtal för dig samt vid avtalsrådgivning.

Om du hyr en fastighet eller lokal som vi är rådgivare för, kommer vi att dela dina personuppgifter med tredje part för att förebygga och upptäcka brottslighet, bedrägeri och/eller penningtvätt samt kontrollera lämplighet att hyra aktuell fastighet eller lokal.

Där vi är rådgivare kan vi ibland behöva vidarebefordra dina personuppgifter till tredjepartsentreprenörer som vi har avtal med eller samarbetspartners.

Transaktionsrådgivning

Möjliggöra god kundservice, som att hantera dina förfrågningar, rätta felaktiga uppgifter eller skicka information som du har begärt t.ex. nyhetsbrev. Uppgifter om beställning av tjänst lagras och analyseras, samt ligger till grund för erbjudanden samt marknadsföring av både generell och riktad karaktär.

För att skicka dig information och marknadsföring via SMS, e-post eller andra digitala kontaktvägar såsom t.ex. sociala medier då du har en aktiv kundrelation med oss. För att kontakta dig via telefon, SMS, e-post eller post om andra erbjudanden, kampanjer eller tjänster som vi tror kan vara av intresse för dig, observera att du när som helst kan tacka nej till denna marknadsföring. Personuppgifter används även vid analys för att utföra segmentering/profilering, för att kunna utveckla riktade erbjudanden och tjänster.

För att kunna administrera kundprofiler, genomföra analyser samt marknadsundersökningar. För systemadministration och för att ta fram statistiska data om våra användares beteende och mönster men detta identifierar ingen enskild person utan sker på aggregerad nivå. För att genom analys av ditt beteende på våra webbplatser utveckla, leverera och förbättra våra produkter och tjänster.

För att kunna ge dig relevanta rekommendationer, erbjudanden och anpassade tjänster baserat på vad andra med liknande beteendemönster har intresserat sig för, vad du har valt för tjänst, tittat på och visat intresse för. Även för att hjälpa oss att utveckla vår webbplats att vara mer användbara och för att förbättra din användarupplevelse. För att kunna spärra dina personuppgifter, t ex. mailadress för marknadsföring i de fall du tackat nej till marknadsföring. För att skicka viktiga meddelanden som kommunikation om förändringar i våra villkor och policyer.

Sökuppdrag

Dina personuppgifter sparas på MIKE Kommersiella Fastigheters plattformar för marknadsutskick i kommunikations- och informationssyfte. MIKE Kommersiella Fastigheter kommer att göra sådana utskick som bedöms vara relevanta för din yrkesroll. För varje utskick ges du möjlighet till avregistrering.

Där vi utför konsulttjänster kan vi ibland behöva vidarebefordra dina personuppgifter till tredjepartsentreprenörer som vi har avtal med eller samarbetspartners.

Annan användning av dina personuppgifter

Om vi säljer någon del av vår verksamhet och/eller integrerar den med en annan organisation kan dina uppgifter avslöjas för våra rådgivare och för potentiella köpare eller joint venture-partners och deras rådgivare. Om detta inträffar kommer de nya ägarna av verksamheten bara att tillåtas använda din information på samma eller liknande sätt som anges i denna personuppgiftspolicy.

Vi kommer att dela personuppgifter med våra tillsynsmyndigheter, statliga eller kvasi-statliga organisationer, brottsbekämpande myndigheter och med domstolar, tribunaler och skiljemän som ibland kan krävas för att följa våra föreskrivna och lagliga krav;

Där vi använder tredje parts tjänsteleverantörer som hanterar personuppgifter för oss för att kunna tillhandahålla tjänster till oss. Detta inkluderar IT-systemleverantörer och IT-entreprenörer samt tredje parts referens- eller undersökningsbyråer i syfte att förebygga och upptäcka brottslighet.

Vi kan behöva dela dina personuppgifter med vem som helst som arbetar inom MIKE Kommersiella Fastigheter, om denna person behöver känna till dessa, för att vi ska kunna fullgöra våra skyldigheter gentemot dig.

Vi kommer att lagra dina personuppgifter i våra kundvårdssystem och använda dem för att ge dig marknadsföringsinformation om liknande tjänster som erbjuds av MIKE Kommersiella Fastigheter som de som du har uppdragit oss att tillhandahålla och vilka vi anser att du kan tycka är användbara då och då. Du har möjlighet att när som helst begära att avstå från att ta emot denna information.

Vad händer om du inte lämnar uppgifter som vi begär?

Vi behöver några av dina personuppgifter för att kunna utföra de tjänster du har begärt från oss.

Vi behöver också vissa uppgifter så att vi kan uppfylla våra rättsliga skyldigheter. Vi kan till exempel behöva dina identitetshandlingar för att uppfylla våra skyldigheter för att förhindra bedrägeri och penningtvätt.

Om du inte tillhandahåller de uppgifter som krävs för dessa ändamål, kommer vi inte kunna utföra vårt avtal med dig och kan kanske inte tillhandahålla tjänster till dig eller fortsätta att tillhandahålla vissa tjänster till dig. När vi samlar in uppgifter från dig kommer vi att förklara att så är fallet.

Hur vi håller dina uppgifter säkra

Informationssäkerhet är mycket viktig för oss och vi har åtgärder på plats som är utformade för att förhindra obehörig åtkomst till dina personuppgifter, vilka inkluderar, men inte är begränsade till:

Våra personuppgifter lagras i våra kundvårdssystem. Åtkomst till våra kundvårdssystem är begränsad till de inom företaget som måste ha åtkomst till din information för berättigade affärsändamål.

Vi säkerställer att åtkomst till personuppgifter är begränsad till anställda hos MIKE Kommersiella Fastigheter och till arbetstagare eller andra personer som arbetar inom MIKE Kommersiella Fastigheter vid behov. Utbildning ges till alla de MIKE Kommersiella Fastigheter anställda och medarbetare som behöver ha tillgång till personuppgifterna.

Hur länge behåller vi dina personuppgifter?

Den tidsperiod som vi behåller dina personuppgifter kommer att bero på vilken typ av tjänster du har begärt av oss. Lagringstiden kan vara längre än den tid som vi tillhandahåller tjänster till dig när vi har lagstadgade eller föreskrivande skyldigheter att behålla personuppgifter under en längre period, eller där vi kan behöva behålla uppgifterna i händelse av en rättslig fordran.

Dina rättigheter i förhållande till dina personuppgifter

Du har ett antal rättigheter i förhållande till dina personuppgifter, som inkluderar rätten att:

Vara informerad om hur vi använder dina personuppgifter. Få tillgång till dina personuppgifter som vi har. Begära att dina personuppgifter korrigeras om du anser att de är felaktiga, ofullständiga eller oriktiga.

Begära att vi raderar dina personuppgifter under följande omständigheter:

Om MIKE Kommersiella Fastigheter fortsätter att hantera personuppgifter utöver den tidsperiod då det är nödvändigt att göra det för det syfte som de ursprungligen samlades in för. Om MIKE Kommersiella Fastigheter är beroende av samtycke som rättslig grund för hantering och du återkallar samtycket. Om MIKE Kommersiella Fastigheter åberopar berättigade intressen som rättslig grund för hantering och du motsätter dig denna hantering, och det inte finns någon tvingande övertygande grund som gör att vi kan fortsätta med hanteringen. Om personuppgifterna har hanterats olagligt (d.v.s. i strid mot kraven i dataskyddslagstiftningen). Om det är nödvändigt att radera den personliga informationen för att uppfylla en lagstadgad skyldighet.

Be oss att begränsa vår datahantering där du anser att:

personuppgifterna är felaktiga.
vår hantering av dina personuppgifter är olaglig.
där vi inte längre behöver personuppgifterna, men du kräver att vi behåller dem för att du ska kunna upprätta, utöva eller försvara en juridisk fordran.
du har invändning mot vår användning av dina personuppgifter.

Vill du begära kopia av personuppgifter som du har lämnat till oss görs det digitalt. Denna rätt gäller personuppgifter som du har lämnat till oss som vi behöver för att kunna utföra vår överenskommelse med dig och personuppgifter där vi är beroende av samtycke för att hantera dina personuppgifter.

Invänder du mot vår hantering av dina personuppgifter där vi är beroende av berättigade intressen eller utövandet av ett allmännyttigt uppdrag för att göra hanteringen lagenlig. Om du gör en invändning kommer vi att göra en bedömning för att avgöra om vi har en övertygande berättigad grund som ger oss rätten att fortsätta hantera dina personuppgifter.

Notera att vi kommer att behålla uppgifter om att du har begärt att få utöva dina rättigheter enligt ovan. Detta gör vi för att kunna påvisa att vi lever upp till våra åtaganden enligt dataskyddslagen och för att kunna hantera alla frågor, klagomål eller krav i förhållande till din begäran. Dessa uppgifter kommer att hanteras i enlighet med våra arkiveringsbestämmelser, angivet i punkten 6 ovan.

Det kostar ingenting att använda sina rättigheter. Om en begäran är uppenbart ogrundad eller orimlig kommer vi dock att ta ut en avgift som täcker våra administrativa kostnader som är kopplade till den begäran. Det kan också hända att vi nekar en begäran som är ogrundad eller orimlig.

Klagomål och kontaktuppgifter

Klagomål: Om du har några klagomål om hur vi använder dina personuppgifter, vänligen kontakta oss på info@mikefastigheter.se, och vi kommer att försöka lösa problemet. Om vi inte kan lösa ett problem har du rätt att klaga till Datainspektionen. Om du behöver mer information om hur du kontaktar Datainspektionen, vänligen kontakta oss på info@mikefastigheter.se.

Kontaktuppgifter

Om du har några frågor, kommentarer eller förfrågningar angående någon aspekt av denna personuppgiftspolicy, tveka inte att kontakta oss genom att skicka ett e-postmeddelande till info@mikefastigheter.se, telefon 031-761 23 40.

Denna integritetspolicy uppdaterades senast: 2023-01-27